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vendredi, 09 septembre 2016 13:57

Appel d’offres : consultant - consultante - organisme - Organisation d’événements

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Contexte
La région de l’Acadie des terres et forêts réunit le Nord-Ouest du Nouveau-Brunswick, le Témiscouata au Québec et le nord du comté d’Aroostook au Maine. Cette région présente des attraits touristiques hivernaux à fort potentiel économique, notamment des sentiers de motoneige hors pair de plus de 1 500 km d’une qualité incomparable.

L’Équipe des chefs de file (ÉCF) de l’Acadie des terres et forêts propose, en collaboration avec les acteurs clés, d’organiser un Festival international de motoneiges sans frontière en Acadie des terres et forêts du 20 au 22 janvier 2017. Trois jours de motoneige dans les plus beaux sentiers du Nouveau-Brunswick, du Québec et du Maine. (Les détails du projet sont disponibles dans le document conceptuel en annexe).

L'ÉCF souhaite faire appel à un consultant, une consultante ou un organisme expérimenté(e) en organisation d’événements qui puisse fournir une formule « clé en main ». Le ou la consultante ou l’organisme retenu(e) doit être parfaitement bilingue (français et anglais) et apte à se déplacer dans toute la région de l’Acadie des terres et forêts.

Le but de cet appel d’offres est de sélectionner le prestataire proposant la meilleure offre à l’ÉCF. L’ÉCF encourage donc les candidats à présenter leur meilleure offre et à proposer toute autre approche alternative ainsi que ses avantages et inconvénients pour l’ÉCF. Un comité de sélection régional sera mis sur pied afin de choisir la meilleure offre.

Cet appel d’offres ne doit en aucun cas être considéré comme un contrat ou comme une forme d’engagement. Cet appel d’offres n’oblige pas l’ÉCF à attribuer un contrat et n’engage pas l’ÉCF à indemniser les candidats des coûts générés par la préparation des offres. L’ÉCF se réserve le droit d’accepter une offre en tout ou en partie ou de refuser toutes les offres soumises dans le cadre de cet appel d’offres.

Mandat
Afin de s’assurer que l’organisation du Festival international de motoneiges réponde aux attentes de l’ÉCF et de ses partenaires, il est essentiel d’avoir un organisateur d’évènement qui puisse fournir des services « clé en main » de la planification du festival jusqu’à son évaluation finale.

Sous la direction du comité organisateur du festival, le mandat confié est le suivant :

  • Élaborer un plan de travail ;
  • Assurer la coordination du comité organisateur (planification et convocation des rencontres et communications internes) ;
  • Développer et déployer un programme de commandites et de partenariats ;
  • Développer la programmation du Festival conjointement avec le comité organisateur ;
  • Veiller au développement et déploiement du volet communication/marketing du consultant en communication/marketing ;
  • Suivre le budget alloué pour l’organisation du festival ;
  • Faire la promotion du festival lors d’autres évènements ;
  • S’occuper de la logistique en lien avec les activités avant, pendant et après la tenue de l’évènement, par exemple :
    • Obtenir les permis nécessaires;
    • Assurer la sécurité des lieux en partenariat avec les clubs de motoneige;
    • Louer le matériel nécessaire le cas échéant ;
    • Déterminer les besoins en personnel (bénévoles) ;
    • Déterminer et assigner les tâches pour les bénévoles pendant l’évènement ;
  • Élaborer un plan d’évaluation de l’évènement et le mettre en oeuvre ;
  • Rédiger un rapport final ;
  • Toutes autres tâches nécessaires au bon déroulement du festival.

Le budget total prévu pour les honoraires du ou de la consultant(e) ou de l’organisme retenu(e) pour accomplir ce mandat est de 15 000 $ CAD (TVH incluse).

Le mandat débutera au début octobre 2016 jusqu’à la fin février 2017.

Pour soumissionner, vous devez envoyer votre offre de service au plus tard 16h lundi 26 septembre 2016 par courriel à l’Équipe des chefs de file de l’Acadie des terres et forêts (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.). Pour toute question au sujet de cette offre, communiquez avec Caroline au 506-737-9602.

Votre offre, doit inclure : L’approche et plan de travail proposé, le budget détaillé et une liste de mandats accomplis en lien avec le mandat proposé.

Lu 4699 fois Dernière modification le vendredi, 09 septembre 2016 14:33
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Mission: Stimuler et faciliter la collaboration régionale pour assurer le développement économique durable de l'Acadie des terres et forêts.

      



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